เรียนรู้ KPI และการประยุกต์ใช้

ออกตัวก่อนไม่ใช่บทความทางวิชาการ  โดยนำบทความจากอินเตอร์เน็ตมารวบรวมตามความเข้าใจ   เพื่อประยุกต์ใช้ในงานได้ง่ายขึ้น    KPI หรือ Key Performance Indicators บางแห่งใช้คำว่า KSI (Key Success Indicators) แต่สำหรับเมืองไทย เรามักได้ยิน KPI มากกว่า KSI นั่นก็คือ เป้าหมายที่ได้รับการกำหนดมาจากองค์กร เป็นเป้าหมายที่ใช้ในการวัดผลการทำงานระหว่างทางที่จะไปให้ถึงเป้าหมายหลัก หลังจากกำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจและเป้าหมายหลักออกมาแล้ว
KPI เป็นเทคนิควิธีการหนึ่งที่นิยมนำมาใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานในปัจจุบัน

ทำไมต้องใช้ KPI ในการติดตามผล


KPI คืออะไร
KPI เกิดจากการรวมกันของคำ 3 คำที่มีความหมายในตัวเอง คือ Key, Performance และ Indicator
Key หมายถึง จุดหลัก หัวข้อหลัก หรือ เป้าหมายหลัก
Performance หมายถึง ประสิทธิภาพ ประสิทธิผล หรือ ผลของการกระทำ
Indicator หมายถึง ตัวชี้วัดหรือดัชนีชี้วัด

1. Specific ความเฉพาะเจาะจง ตัวชี้วัดควรมีความชัดเจนและมีความหมายมุ่งไปยังสิ่งที่วัด เพื่อมิให้เกิดการตีความผิดพลาดและเพื่อสื่อสารความเข้าใจให้ตรงกันทั่วทั้งองค์กร
2. Measurable เป็นตัวชี้วัดที่สามารถนำไปวัดผลการปฏิบัติงานได้จริง ข้อมูลที่ได้จากการวัดสามารถ นำไปเปรียบเทียบกับข้อมูลที่ได้จากตัวชี้วัดอื่นและใช้วิเคราะห์ความหมายทางสถิติได้
3. Attainable ( Achievable ) สามารถบรรลุผลสำเร็จได้ องค์กรไม่ควรใช้ตัวชี้วัดผลการดำเนินงานหลักที่องค์กรไม่สามารถควบคุมให้เกิดผลได้โดยตรง
4. Realistic มีความสมจริง ตัวชี้วัดผลการดำเนินงานหลักมีความเหมาะสมกับองค์กรและไม่ใช้ต้นทุน การวัดที่สูงเกินไป
5. Timely สามารถใช้วัดผลการปฏิบัติงานได้ภายในเวลาที่กำหนด ควรปรับปรุงตัวชี้วัด ให้ทันสมัยอยู่เสมอ

KPI, CSF: ด้าน Controlling

ข้อแนะนำในการกำหนด KPI
1. มีความชัดเจนเข้าใจง่าย
2. มีจำนวนไม่มากเกินไป
3. สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ พันธกิจ กลยุทธ์
4. มีความเป็นไปได้ในการได้มาและมีความคุ้มค่า
5. สามารถถ่ายทอดจุดมุ่งหมายขององค์กรไปยังหน่วยงานย่อยและระดับบุคคลได้ในที่สุด
6. มีความว่องไวในการตอบสนอง ติดตาม และแสดงผล
7. สามารถนำไปเปรียบเทียบและประเมินได้
8. สามารถเปลี่ยนแปลงได้หากไม่เหมาะสม
9. สนับสนุนการประเมินเพื่อคาดการณ์อนาคตและรายงานผลในอดีต

อย่างแรกก่อนที่เราจะไปวางโครงสร้าง KPI นั้น เราต้องดูกันก่อนว่าส่วนประกอบสำคัญๆ ที่มีคืออะไรบ้าง

  1. Objective – วัตถุประสงค์ตั้งต้น เช่นต้องการให้คนเห็นมากขึ้น ต้องการ Traffic เข้าเว็บ ต้องการคนซื้อสินค้า
  2. Solution – วิธีการที่เลือกเพื่อจะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น ซึ่งใน Solution ก็อาจจะแตกยิบย่อยไปได้ตามจำนวนหรือวิธีการที่เลือกมา
  3. KPI – คือตัวชี้วัดของ “ผล” ที่เกิดขึ้น ซึ่งเราจะเลือกตัวชี้วัดที่จำเป็นเท่านั้น ไม่เอาตัวชี้วัดอื่นๆ ซึ่งไม่เกี่ยวข้องอย่างไรก็ตาม เมื่อเราทำงานจริงแล้วเราก็จะพบว่า Solution และ KPI นั้นอาจจะมีหลายตัว ซึ่งมันก็จะแปลผันไปตาม Objective ที่เราเลือกมา ซึ่งเราก็สามารถจะซอยช่องคอลัมนต์ต่างๆ ให้ละเอียดมากขึ้นได้ เช่น

การแปลง KPI สู่การทำแผนที่กลยุทธ์ แบบ One Page

ประโยชน์ของการมี KPI
1. ทำให้บุคคลทีมงาน หน่วยงานได้ทราบว่าตนเองจะต้องทำงานให้เกิดผลสัมฤทธิ์
(Result) หรือทำงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์อะไร
2. ทำให้มีตัวชี้วัดความสำเร็จในการทำงานที่หลากหลายและครอบคลุม
3. ทราบว่าทุกตัวชี้วัดต้องการเป้าหมายและมาตรฐานอะไร
4. บุคคล ทีม หน่วยงานจะทำงานอย่างเต็มที่เพราะรู้ด้วยว่าจะถูกวัดด้วยผลงานใด ตัวชี้วัด
ใดและเป้าหมายมาตรฐานใด
5. สามารถตรวจสอบผลงานได้ตลอดเวลา
6. สามารถนำผลการประเมินไปใช้ในการปรับปรุงแก้ไขการทำงานได้ทันที
7. มีหลักเกณฑ์ในการวัดที่ชัดเจนในแต่ละตัวชี้วัด สามารถจัดระดับความสำเร็จได้ทุก
ตัวชี้วัด ทุกผลงานและในภาพรวมได้เป็นอย่างดี
8. สามารถนำไปปรับปรุงมาตรฐานการทำงานของบุคคล ทีมงานและหน่วยงานให้มี
ประสิทธิภาพและผลผลิต (Productivity) ที่สูงขึ้นได้ในอนาคต

อ้างอิงข้อมูล

เพิ่มเติม Link  Balanced Scorecard and KeyPerformance Indicators     รศ.ดร.พสุ เดชะรินทร์

https://www.gotoknow.org/posts/43568

http://www.stou.ac.th/knowledgemanagement/infoserve/kmdb/read_kb.asp?db_id=5

http://promrucsa-dba04.blogspot.com/2012/10/kpi-csf.html

ภาพ

http://www.samkokthai.com/?p=97

nattanon

ณัฐนนท์ ลำสมุทร

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *